La gestion du secrétariat est souvent compliquée au sein d’une unité de santé. En plus des consultations et des soins, les praticiens se doivent d’assurer également ce pôle spécifique. Or, le temps leur manque pour s’attribuer une tâche de plus.
Heureusement, les professionnels de santé ont la possibilité de faire appel au télésecrétariat médical.
Il s’agit d’un service externalisé qui prend en charge le secrétariat médical à distance. Quelles sont les missions à déléguer au prestataire ?
Cette solution présente-t-elle des avantages ?
Les missions et rôles d’un service de télésecrétariat médical
En général, un télésecrétaire de formation médicale est en mesure d’assurer les mêmes tâches qu’un secrétaire classique. Ce qui permet aux médecins généralistes et aux spécialistes d’être accompagnés par un véritable assistant.
Dans la réalisation de ses missions, une équipe de télésecrétaires médicaux se charge de l’accueil téléphonique de l’établissement médical.
Par contre, elle ne se limite pas à la réception d’appels téléphoniques. Elle a la possibilité de prendre en charge différentes autres tâches liées à la gestion de l’activité médicale. Dans une offre complète, un prestataire en télésecrétariat médical peut s’occuper de :
- L’accueil téléphonique sur des plages horaires adaptées ;
- L’accueil personnalisé des patients ;
- Le transfert d’appels vers la ligne personnelle des médecins ;
- La gestion des prises de rendez-vous ;
- La gestion des appels urgents ;
- Le filtrage des appels ;
- La gestion d’agendas et du planning des praticiens ;
- La retranscription des comptes rendus médicaux : diagnostics, fichiers audio, résultats d’analyse médicale ;
- La saisie de documents : courriers, ordonnances ;
Bien évidemment, cette liste n’est pas exhaustive. En plus de maîtriser ces différentes tâches, un service de télésecrétariat médical dispose de compétences pointues dans le domaine de la relation téléphonique. D’un autre côté, il a un total respect du secret médical pour soigner la relation patientèle.
Les principaux avantages d’opter pour le télésecrétariat médical
Un service de télésecrétariat médical est une option profitable à tous les professionnels du secteur de la santé. Il est particulièrement accessible aux généralistes, dentistes, cardiologues, pédiatres, kinésithérapeutes, ophtalmologues, psychothérapeutes…
Une aide précieuse
Il faut dire que ce service est une véritable aide au quotidien. En règle générale, l’emploi du temps des médecins est bien surchargé. En optant pour un télésecrétariat médical, ils pourront se vouer entièrement à leurs patients qui est leur tâche principale. Ils ne seront plus perturbés par le téléphone.
D’autant plus que les télésecrétaires pourront assurer le poste à des plages horaires très élargies, voire même durant les heures creuses.
Une option économique
Souvent, le télésecrétariat médical est un service spécifique proposé par un centre d’appels. Celui-ci recrute et forme des secrétaires répondant aux exigences du secteur, c’est-à-dire celui de la santé. Ils sont opérationnels dès le début de la collaboration.
Grâce à cela, les praticiens ne seront plus contraints de passer au recrutement et dépenser une somme colossale dans les charges associées. Il n’y a même plus besoin de procéder à l’achat de matériels comme l’ordinateur, le téléphone, les logiciels, l’imprimante…
Ils n’ont plus l’obligation de payer les charges sociales ou patronales, les salaires, les assurances… Ce qui réduit clairement le budget pour ce type de projet.
Des offres personnalisées
Les prestataires en télésecrétariat médical proposent souvent des prestations sur-mesure.
Elles ont été mises en œuvre pour répondre aux besoins des praticiens. Il est possible de solliciter l’intervention des agents pour quelques heures par jour seulement ou certains jours durant la semaine ou encore durant les périodes de débordement.
La flexibilité à portée de mains
En fonction des besoins des professionnels de santé, ils peuvent engager un télé-agent permanent pour se charger de l’accueil téléphonique uniquement. Cependant, il se pourrait qu’ils aient besoin de services personnalisés surtout en cas de pic d’activité.
Les offres sont bien flexibles. Il en est de même pour les coûts qui dépendent de l’étendue des services exigés.
